Teoria ASC TSIS EDUSO T.L. Manual de Gestion de subvenciones para asociaciones o entidades prestadoras de servicios(VII)

7. MEMORIA Y JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA.

La Memoria es el documento que deberemos presentar cuando hayamos finalizado el proyecto que se nos ha subvencionado. Supone un cocumento que refleje la evaluación de los resultados del proyecto. Habrá que reflejar la idoneidad del proyecto la consecución de los objetivos y los recursos empleados, tanto humanos, materiales y económicos, como el factor tiempo.

Supondrá analizar todos los contenidos que tenía el proyecto presentado, no deja de ser un relato de cómo ha salido el proyecto.

La mayor parte de las convocatorias, exigen que a la finalización del proyecto, junto con la justificación económica se presente una memoria.

Para la presentación de la Memoria y de la Justificación económica habrá que tener en cuenta el plazo que se señala en la convocatoria de la subvención, que suele ser una vez que finaliza el año.

La justificación de la subvención, mediante la Memoria, es una de las fases más importantes de su gestión, si no la más importante.

Podemos haber realizado una buena labor de búsqueda de recursos, haber elaborado un excelente proyecto, haber obtenido la máxima subvención prevista, haber desarrollado un trabajo impecable, haber hecho un seguimiento ejemplar, pero si no justificamos convenientemente la subvención, todos esos esfuerzos habrán sido en vano.

Y es quizás la parte más importante porque al comienzo no tenemos nada y, por tanto, tampoco podemos perder nada. Sin embargo, una vez realizado el proyecto y efectuados los gastos, si no los justificamos debidamente no nos pagarán la subvención y perderemos los derechos sobre ella con la consiguiente complicación para nuestra situación económica.

Junto con la Memoria, es bueno presentar unos anexos. Esos anexos serán los carteles, folletos, videos, fotografías, cuestionarios de evaluación, etc., que hayamos elaborado o reflejen la veracidad de lo expuesto en la memoria.

En todas las subvenciones, es indispensable una justificación económica, mediante la presentación de facturas, bien fotocopias compulsadas o mediante originales.

Es fundamental que todas estas facturas y documentos sean absolutamente legales, pues, de lo contrario, corremos el riesgo de que nos descuenten aquellos importes que no hayan sido correctamente justificados.

Debemos conocer que todos los empresarios tienen la obligación de emitir una factura por el servicio prestado o bien suministrado; no nos conformemos con el típico “¿te vale con el ticket de caja?” o “yo no tengo porqué hacer facturas”, ...

Y aquí es donde existen muchos problemas para las Asociaciones Juveniles a la hora de justificar una subvención; por ello hay que cuidar mucho que las facturas sean válidas y para ello, las Facturas deberán contener los siguientes datos:

Datos del proveedor
* Nombre
* Dirección
* CIF
* Nº de la factura (No albarán)
* Sello y/o firma

Datos de nuestra entidad
* Nombre
* Dirección
* CIF

Otros datos
* Fecha
* Concepto
* Importe
* IVA desglosado o especificación de "IVA Incluido"

En cuanto al resto de documentos (Nóminas, TCs de la Seguridad Social, impresos de Hacienda, etc...) deberán ser impresos legales o normalizados y debidamente sellados y firmados por el organismo
competente.

Al presentar los originales y fotocopias para compulsar, normalmente nos sellarán los originales para invalidar el importe que corresponda a esa subvención y evitar la posible presentación de estos para la justificación de otra subvención. Sin embargo, deberemos tener cuidado con documentos tales como los TC de la Seguridad Social y las cartas de pago trimestrales de las retenciones del IRPF (Modelo 110), ya que debemos quedarnos con
los originales en la Asociación por si tenemos una inspección de trabajo, poder presentar los documentos que acrediten que tenemos personal contratado en regla.

Como ya hemos indicado, a la hora de presentar la Justificación Económica deberemos llevar originales y fotocopias para que puedan compulsar éstas últimas y podamos llevarnos los originales. Para evitar problemas futuro llevaremos una relación de facturas y justificantes presentados para que nos la sellen. Así mismo resulta conveniente guardar, en nuestro expediente de la subvención, una copia de todas las facturas presentadas, pues nos será de gran utilidad ante posibles requerimientos posteriores al tenerlas identificadas y seleccionadas.

Sino se justifica correctamente, según los criterios establecidos en la convocatoria, podrá darse el caso que debamos reintegrar el importe total dela subvención, bien total o parcialmente, de ahí la importancia de que comprendamos perfectamente este apartado.