Teoria ASC TSIS EDUSO T.L. Manual de Gestion de subvenciones (III)

3. FORMULARIOS.

Generalmente, la presentación de una subvención irá acompañada de unos impresos de solicitud cuyo formato y grado de complejidad es muy variable.

Como lo más habitual es que una Asociación se mueva en el ámbito local o autonómico los formularios más habituales, atendiendo a las convocatorias de subvenciones para entidades juveniles, que tendremos que presentar serán los siguientes:

A. SOLICITUD:
En dicho documento constarán los datos del representante legal de la Asociación en cuyo nombre se solicita la subvención, la denominación del proyecto de actividad, Presupuesto de ingresos y gastos, haciendo constar en los ingresos de donde nos vendrá la financiación para realizar el proyecto, ya que la subvención generalmente no cubrirá el 100 % de los gastos, total de lo solicitado, documentación anexa que hay que presentar junto con la solicitud, fecha, firma y órgano al que va dirigida la solicitud.

B. COMPROMISO DE EJECUCIÓN: Compromiso firmado por el representante legal de la Asociación en cuyo nombre se solicita la subvención, donde se acepta la cuantía concedida y se compromete a realizar el proyecto. Este documento se presentará una vez que se haya comunicado que se ha concedido la subvención y la cuantía concedida. Pasado el plazo de tiempo que tiene el órgano decisorio para resolver, y no se nos ha comunicado nada, la subvención se entenderá desestimada.

C. JUSTIFICACIÓN DEL GASTO:
Se deberá presentar hasta el plazo que marca la subvenciónpara justificar y se deberá acompañar de Memoria de Actividades, Evaluación y Relación de Facturas Justificativas del gasto. Si no se cumple con este requisito o no se realiza correctamente el proyecto para el cual la subvención ha sido concedida, se deberá reintegrar el importe de la subvención.


Frente a éstos, existen otros mucho más complejos donde se recoge una información más pormenorizada de nuestra entidad y nuestro proyecto, como número de socios, actividades de los últimos años, calendario...

Así mismo, el formato puede ser en papel sencillo, autocopiativo o en disquete para ordenador, lo cual nos facilitará sensiblemente nuestra labor, siempre que el programa esté bien diseñado.

En la medida que estos impresos sean complejos de rellenar, deberemos poner mayor cuidado en evitar las posibles incoherencias o contradicciones en que podamos caer.

La documentación adicional a presentar normalmente será relativa a los aspectos legales de nuestra organización y, si tenemos bien ordenado nuestro archivo, nos resultará sencillo aportarla.

Sin embargo, hay dos documentos que se suelen pedir y que se tarda en obtenerlos aproximadamente una semana. Estos son los certificados de estar al corriente de pagos con la Seguridad Social y con Hacienda. Por este motivo, debemos solicitarlos desde el primer momento para que su obtención no nos quede fuera del plazo de presentación.

Los plazos de presentación suelen estar en torno a un mes desde el día siguiente a su publicación en el Boletín Oficial correspondiente, pasando al siguiente día laborable el último día de plazo, en caso de que éste caiga en fiesta.

Aquí es importante distinguir entre:
* Días Naturales: contamos todos, es decir, de lunes a domingo y también festivos.
Días Hábiles: contamos de lunes a sábado, pero NO domingos NI festivos

Es muy importante prestar atención a este detalle ya que podemos equivocarnos en la fecha de presentación de la subvención y quedar automáticamente excluidos por presentar la subvención fuera de plazo.

Si nos faltara algo de la documentación requerida, en lo referido a convocatorias locales, autonómicas o estatales, en el momento de la presentación, tenemos 10 días desde que se nos comunica, para adjuntarla al expediente, siempre que hayamos pasado por registro la solicitud dentro del plazo establecido.

Por último, es conveniente que nos sellen dos copias de los documentos presentado, una para registro y otra para nosotros y así poder evitar problemas futuros.